Personuppgiftspolicy

Bilbo AB (org. nr. 556423-4168) (”Bilbo”) värnar om din personliga integritet och behandlar inte fler personuppgifter än vi behöver. Denna policy förklarar hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Behandling sker enligt denna policy och utifrån reglerna i Dataskyddsförordningen (”GDPR”). Har du några frågor om Bilbos personuppgiftsbehandling är du välkommen att ta kontakt med oss på GDPR@bilbo.se

Innehållsförteckning
1. Personuppgiftsansvarig
2. Vilka personuppgifter samlar vi in om dig?
3. Vad är syftet med behandlingen av personuppgifter?
4. Vad för rättsliga grunder stöder vi behandlingen på?
5. Mottagare av dina personuppgifter
6. Lagringstider
7. Tredjelandsöverföringar
8. Dina rättigheter som registrerad
9.  Automatiserade beslut och profilering
10. Användningen av cookies
11. Cookiepolicy
12. Klagomål

1. Personuppgiftsansvarig
Bilbo (Bilbo AB, org. nr. 556423-4168, Tryckerigatan 12, 111 28 Stockholm) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter du lämnar i kontakt med oss. För frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter som du inte finner svar på nedan, vänligen kontakta Bilbo via email: GDPR@bilbo.se eller telefon 08 704 34 70.

2. Vilka personuppgifter samlar vi in om dig?
Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv och ditt företag på ett antal olika sätt, såsom när du anlitar oss för uppdrag, beställer våra tjänster, besöker eller kontaktar oss på vår hemsida, när du kontaktar oss per e-post, brev eller telefon. Du är inte skyldig att lämna ifrån dig personuppgifter men det kan vara nödvändigt om du vill anlita Bilbo eller för att komma i kontakt med oss. I dessa sammanhang kan vi komma att behandla personuppgifter i följande avseenden.
Kund:
Namn, företag/organisation och befattning, e-postadress, mobiltelefonnummer samt företagsuppgifter
Presumtiva kunder:
Namn, företag/organisation och befattning, e-postadress, mobiltelefonnummer
Besökare på hemsidan:
– Enhetsinformation bestående av IP-adress, språkinställningar, webbläsarinställningar, tidszon, geografisk information, operativsystem och plattform via Google Analytics. Vi kan även komma att spara uppgifter om kön, plats, ålder och användning mellan webbplatser och spårning till webbplatser utanför Bilbo.se i marknadsföringssyfte
– Interaktionsinformation bestående av hur hemsidan har använts, var och hur länge olika sidor besökts, hur besökaren hamnat på sidan samt lämnar sidan.
Leverantörer:
Namn, företag/organisation och befattning, e-postadress, mobiltelefonnummer samt företagsuppgifter.
Arbetssökande:
Namn, adress, e-postadress, mobiltelefonnummer, personnummer, CV (innehållande exempelvis uppgifter om tidigare arbetsplatser, ålder, referenspersoner etc.). Därutöver kan annan information som du uppger till oss behandlas, till exempel eventuella löneanspråk och liknande uppgifter. Om du blir aktuell för anställning hos Bilbo kommer du att få ta del av intern personuppgiftspolicy.

3. Vad är syftet med behandlingen av personuppgifter?
Kunder:
Syftet med behandlingen är att kunna tillhandahålla våra tjänster och uppfylla våra åtaganden gentemot våra kunder. Därtill behöver Bilbo kunna administrera fakturor och rikta marknadsföringserbjudanden. Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som sker i syfte att bedriva direktmarknadsföring eller annan kommunikation utförd med marknadsföringsändamål.
Presumtiva kunder:
För att marknadsföra Bilbos tjänster kan vi på olika sätt kommunicera med presumtiva kunder. Kommunikation sker exempelvis genom nyhetsbrev och genom informella kontakter med dig i egenskap av företagsrepresentant. Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som sker i syfte att bedriva direktmarknadsföring eller annan kommunikation utförd med marknadsföringsändamål.
Besökare på hemsidan:
Syftet med behandlingen som sker genom besök på vår hemsida är delvis att ge besökarna den bästa användarupplevelsen och att tillhandahålla Bilbo verktyg för affärsanalys, till exempel statistik och uppgifter om segmentering. Vi använder även informationen för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig. Behandlingen sker genom cookies och liknande teknik, du kan läsa mer om detta under punkt 10. Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som sker i syfte att bedriva direktmarknadsföring eller annan kommunikation utförd med marknadsföringsändamål.
Leverantörer:
Syftet med behandlingen är att administrera fakturor och annan form av administration som är nödvändig för att beställa och nyttja leverantörernas tjänster.
Arbetssökande:
Bilbo behandlar uppgifter för att delvis administrera ansökningarna, men även för att bedöma lämpligheten hos kandidater. Därutöver kan Bilbo utföra olika kontroller för att verifiera att uppgifterna som en kandidat lämnar är riktiga, exempelvis i fråga om identitet. Om du blir aktuell för anställning hos Bilbo kommer du att få ta del av intern personuppgiftspolicy.

4. Vad för rättsliga grunder stöder vi vår behandling på?
Kunder:
Gällande Bilbos behandling av personuppgifter tillhörande kontakt- och referenspersoner hos våra kunder måste den behandlingen ske för att upprätthålla nödvändig kontakt med kunden, till exempel avseende offerter och tillhandahållandet av våra tjänster samt fakturering. I denna del stöder vi därför behandlingen på att den är nödvändig för att fullgöra det som följer av våra kundavtal samt för att utföra åtgärder som begärs innan sådant avtal ingås. Därtill kan vissa uppgifter, särskilt faktureringsmaterial som utgör räkenskapsinformation, lagras för att efterleva de rättsliga förpliktelser som åvilar Bilbo.
Presumtiva kunder:
För den behandling som sker av kontaktuppgifter och namn på personer på organisationer/företag som vi bedömer vara presumtiva kunder stöder vi denna behandling på en intresseavvägning. I denna del gör Bilbo bedömningen att vi har ett berättigat intresse av att bedriva marknadsföring. Bilbo bedömer att de registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än detta berättigade intresse, utan att Bilbo kan motivera behandling av personuppgifter utifrån vårt berättigade intresse i denna del. Bilbo uppmärksammar särskilt härvid att samtliga registrerade har befattning på företag som utgör Bilbos målgrupp och att ingen integritetskänslig information behandlas.
Besökare på hemsidan:
Bilbo inhämtar ett specifikt samtycke för behandlingen för cookies och liknande teknik vid första besöket på vår webbplats. Om inget samtycke ges påbörjas inte någon behandling. Du har närsomhelst möjligt att ta tillbaka ditt samtycke. Läs mer om detta under punkt 10 nedan.
Genom att besöka och använda vår hemsida förutsätter vi enligt ovan att vi har ditt godkännande till att genom behandling av din dators eller enhets IP-adress utföra analys av din användning av vår webbplats i marknadsföringssyfte. Uppgifter om din användning av vår webbplats spara i 14 månader. Du har alltid rätt att höra av dig till oss om du invänder mot denna eller någon annan behandling av dina personuppgifter.
Leverantörer:
Gällande Bilbos behandling av personuppgifter tillhörande kontakt- och referenspersoner hos våra leverantörer måste den behandlingen ske för att upprätthålla nödvändig kontakt med leverantören, till exempel avseende beställande av tjänster och fakturering. I denna del stöder vi därför behandlingen på att den är nödvändig för att fullgöra det som följer av våra leverantörsavtal. Därtill kan vissa uppgifter, särskilt faktureringsmaterial som utgör räkenskapsinformation, lagras för att efterleva de rättsliga förpliktelser som åvilar Bilbo.
Arbetssökande:
Behandlingen av personuppgifter från arbetssökande stöder vi på berättigat intresse av att tillse personaltillsättning. Bilbo bedömer att de registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre, utan att Bilbo kan motivera behandling av personuppgifter utifrån vårt berättigade intresse i denna del. Bilbo uppmärksammar särskilt härvid att samtliga registrerade på eget initiativ väljer att dela personuppgifter i ansökningshandlingar med Bilbo. Om du blir aktuell för anställning hos Bilbo kommer du att få ta del av intern personuppgiftspolicy.

5. Mottagare av dina personuppgifter
Bilbo säljer inte dina personuppgifter vidare. Däremot kan vissa av dina personuppgifter behandlas på plattformar eller lagringslösningar som tillhandahålls av externa IT-leverantörer. Leverantörer som behandlar personuppgifter omfattas av biträdesavtal för att säkerställa en korrekt och säker behandling. Bilbo kan därtill i vissa situationer vara rättsligt tvingade att lämna information till myndigheter.

Bilbos webbplats implementerar Google Analytics. Detta innebär att följande information behandlas och skickas till Google: Din IP-adress, användaragent (det vill säga informationen din webbläsare avger när du besöker webbplatsen, som till exempel operativsystem, programvarutillverkare, tidszon och liknande), genom vilken du besökte på webbplatsen, den totala tiden du besöker webbplatsen, den totala tiden du besöker varje sida på webbplatsen samt vilka sidor på webbplatsen du klickar på. Googles behandling av informationen innebär bland annat att din geografiska lokalisering sparas. Du kan läsa mer om Google Analytics behandling här.

6. Lagringstider
Kunder: 7 år efter avtalets upphörande eller senaste kontakt
Presumtiva kunder: 2 år efter senaste kontakt
Besökare på webbplats: 14 månader efter besök/nystartad session
Leverantörer: 7 år efter avtalets upphörande eller sista kontakt
Arbetssökande: Under den period som krävs för att för att kunna redovisa att sakliga grunder förelåg till grund för anställningsbeslut, i enlighet med gällande diskrimineringslagstiftning.

7. Tredjelandsöverföringar
Bilbos behandling av personuppgifter sker i huvudsak inom EU/EES. I vissa fall, till exempel vid användningen av Google Analytics, sker dock överföring utanför EU/EES. Överföringen sker enligt dataskyddsförordningens regler om lämplig skyddsnivå. Detta innebär att det antingen föreligger ett beslut av EU-kommissionen om att tillräcklig skyddsnivå finns avseende landet ifråga (detta gäller för Google som omfattas av EU-US ”Privacy Shield”) eller att lämpliga skyddsåtgärder vidtagits på annat sätt. Sådana åtgärder kan vara att mottagande part i utlandet agerar under rättsligt bindande standardavtalsklausuler eller företagsbestämmelser.

8. Dina rättigheter som registrerad
Som registrerad har du rätt att gratis begära tillgång till dina lagrade personuppgifter. Om begäran dock sker vid upprepade tillfällen äger Bilbo rätt att ta ut en skälig avgift för att administrera din begäran. En begäran kan med fördel ske skriftligen och skickas till oss per post till Bilbo AB, Tryckerigatan 12, 111 28 Stockholm eller via mail till GDPR@bilbo.se. Bilbo har rätt att vidta åtgärder för att säkerställa identiteten hos den som begär ett utdrag.

Du som är registrerad har även rätt att begära rättning av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter och begäran om en överföring av dina personuppgifter (dataportabilitet). Vidare har du rätt att till Bilbo begära en begränsning av en fortsatt behandling av dina personuppgifter samt även begära en radering. Därtill har du alltid möjlighet att invända mot behandlingen via mail till GDPR@bilbo.se

Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som sker i syfte att bedriva direktmarknadsföring eller annan kommunikation utförd med marknadsföringsändamål.

9. Automatiserade beslut och profilering
Bilbo tillämpar inte någon form av automatiserat beslutsfattande eller profilering.

10. Användningen av cookies
En cookie utgörs av en textfil innehållande information som lagras på enheten du besöker en hemsida med. I enlighet med lagen om elektronisk kommunikation (2003:389) måste alla besökare samtycka till och informeras om en hemsidas användning av cookies. Som användare av cookies har Bilbo skyldighet att informera om vår användning av cookies. Informationen ska innehålla upplysning om:

– Att hemsidan innehåller cookies.
– Vad cookies används till.
– Hur besökare kan motsätta sig implementering av cookies.

Bilbo använder cookies på vår webbplats i form av en tredjepartscookie som tillhandahålls av Google Analytics. Läs även mer om detta i kapitel 5.

De cookies vi använder förbättrar normalt sett de tjänster vi erbjuder. Några av våra tjänster behöver cookies för att fungera korrekt, medan andra förbättrar tjänsterna för dig. Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av vår hemsida. Vi använder även cookies för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig. Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som sker i syfte att bedriva direktmarknadsföring eller annan kommunikation utförd med marknadsföringsändamål.

11. Cookiepolicy
Information om användning av cookies på bilbo.se
En cookie är en textfil som vid uppkoppling mot en webbplats sparas på besökarens dator eller annan enhet (t.ex. mobiltelefon) och som vid senare besök eller på annan webbplats kan läsas från användarens klient. Cookien sparas bland de filer som används av webbläsarprogramvaran. Du kan ta del av, blockera och avlägsna lagrade cookies om du önskar. För information om hur cookies fungerar, om regelverket och om hur du ställer in din webbläsare för att neka cookies, läs mer här.
Genom att spara ned cookies på användares datorer eller enheter och att sedan hämta in data om tidigare sparade cookies, kan spårning och analys av besökaraktivitet utföras i kundanalys-, optimering och marknadsföringssyfte.

Cookies på bilbo.se
Vi använder cookie-teknik som implementeras när du besöker bilbo.se.
Bilbo använder cookies för att förbättra de tjänster vi erbjuder och för att de ska fungera korrekt. Vi använder också cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av vår webbsida. Vi använder dessutom cookies för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig.

Om du motsätter dig användning av cookies har du alltid möjlighet att ändra dina inställningar i den webbläsare som du använder. Stänger du av cookies kan det dock påverka din upplevelse av bilbo.se. Om du har några frågor gällande Bilbos användning av cookies som du inte finner svar på i detta dokument, hör gärna av dig till oss på GDPR@bilbo.se

12. Klagomål
Du har alltid rätt att inkomma med klagomål till Datainspektionen gällande vår hantering av personuppgifter.

Denna policy kan komma att uppdaterats.

Nuvarande version antogs av Bilbo AB den 2018-05- 24